Decyzje Security Menedżera – na co zwrócić uwagę w przygotowaniu umowy na świadczenie usługi ochrony mienia

Na co zwrócić uwagę i co powinna zawierać umowa na świadczenie usługi ochrony mienia? Temat ten pozornie wydaje się być prosty. Okazuje się jednak, że nie jednemu menedżerowi, administratorowi bezpieczeństwa może przysporzyć kłopotu. Dlaczego?

Wracając do procesu negocjacji z drugiego artykułu dotyczącego przebiegu wizyty handlowej , warto zastanowić się przede wszystkim nad tym jakie „racjonalne” i w pełni adekwatne do potrzeby sytuacji zapisy znajdą się w umowie.

Jest to pierwszy etap przygotowania umowy polegający na urealnieniu jej treści tak, aby spełniała warunek możliwości jej realizacji.
Gdy popełnimy błąd, polegający na przewartościowaniu oferty w procesie negocjacji, sporządzona umowa może okazać się nie wykonalna. Poprzeczka dźwignięta ponad potrzeby, jest „bombą” obustronną, dla firmy ochrony jak i zamawiającego. Okazać bowiem może się, że warunki w niej zawarte są nie do zrealizowania co wywoła kryzys pogarszający, a nie poprawiający bezpieczeństwo obiektu i towaru – mówi Łukasz Grzesik specjalista zespołu BH, doradca ds. bezpieczeństwa obiektów handlowych

Realizm
Działając w myśl zasady negocjacyjnej „wygrany – wygrany” warto sporządzić umowę na takim poziomie, aby zadowalała ona obie strony. Oznacza to, że zapisy w niej zawarte muszą spełnić warunek wykonalnych, nie mogą blokować ani utrudniać swobody realizacji usługi takiej jakiej oczekujemy. Treści w umowie muszą być banalnie jasne i logicznie zrozumiałe, co pozwoli zachować przejrzystość.
Często spotykanym dylematem jest, czyje zapisy „większościowo” przyjąć. Czy bazować na umowie zaproponowanej przez firmę ochrony, czy na własnych zapisach. My sugerujemy, aby bazować na własnych zapisach, które uzupełniane są przez przedstawicielstwo firm ochrony. To pozwoli przede wszystkim zachować korzyści interpretacyjne i zrozumiałość celów umowy.

Regionalnie czy globalnie
Operując siecią kilkudziesięciu lub kilku set placówek, korzystnie jest przyjąć umowę ramową. Pozwala ona na uproszczenie zasad zarządzania procesami kontroli i nadzoru nad realizacją usługi.
Trzeba zwrócić uwagę, że umowa ramowa jest porozumieniem zawieranym na gruncie zasady swobody umów – w oparciu o art. 3531 Kodeksu cywilnego. Jej funkcją i celem jest uregulowanie podstaw, ogólnej treści i warunków zawierania w przyszłości pomiędzy stronami poszczególnych umów docelowych. Z całą pewnością zatem nadrzędnym walorem umowy ramowej jest przyspieszenie i uproszczenie zawierania owych umów docelowych, albowiem wówczas do zawarcia konkretnej umowy dochodzi właściwie poprzez dokonanie zlecenia/zamówienia wykonania określonej czynności w określonej ilości lub o określonym natężeniu, za określoną/e cenę/wynagrodzenie, gdyż pozostałe elementy reguluje już uprzednio zawarta umowa ramowa.
Umowa ramowa może nadto realizować wiele innych, dalece korzystnych funkcji. Jedną z nich z całą pewnością jest możliwość zamieszczenia w jej treści zapisu obligującego do zawierania przez strony pomiędzy sobą umów określonego rodzaju na wyłączność. To z kolei pozwala stabilizować sytuację ekonomiczną pomiędzy stronami umowy ramowej, co – z oczywistych względów – jest nie do przecenienia w obecnych realiach wolnorynkowych – mówi Karol Koczwara specjalista zespołu BH, Radca Prawny.

Ponadto, w ramach umowy ramowej łatwiej zmotywować firmy ochrony do większego zaangażowania w zakresie inwestycji w bezpieczeństwo klienta. Łatwiej również dobrać i usystematyzować usługi uzupełniającej jak monitoring alarmów, serwis techniczny, działania kontrolne itp…

Nagrody i kary
Obecnym standardem w zawieraniu umów nie tylko w obszarze security jest zdefiniowanie kar umownych będących w pewnym rodzaju bodźcem motywacyjnym. W sytuacji, gdy występuje ryzyko spadku jakości wykonania usługi, bądź też niewytłumaczalna niechęć do realizacji standardów klienta – wynikających z umowy – kara umowna ma m.in. na celu konsekwentne wskazanie nieprawidłowości, zmobilizowanie do natychmiastowej reakcji, a jej finansowy aspekt ostatecznie doprowadzić ma do ponownego nienaruszania obszarów w których nieprawidłowość wystąpiła.
Sytuację tą można porównać do mandatu, jaki otrzymuje kierowca za popełnione wykroczenie.

Niezwykle ważnym jest, aby wartość kar umownych jak i ich zakres zawarty w umowie adekwatny był do wysokości wynagrodzenia i realiów wykonywanej usługi. W innym razie można uzyskać silny efekt demotywacji, gdy za niewielkie wykroczenie kara równoważna będzie z wypracowanym zyskiem przez firmę ochrony.
Nie należy zapominać, że dla równowagi kar umownych warto zapisać nagrody - premie - za wyniki. Nagrody mogą przydzielane być w różnych obszarach np. wyniki w ujęciach – przejęcie tego obszaru przez klienta, ułatwi firmie ochrony motywowanie personelu, ale również utrzymanie stabilności w zespole.

Kolejnym z obszarów jaki może podlegać motywacji finansowej poprzez premie to określenie parametrów - współczynników - strat w których ograniczeniu firma ochrony odgrywa znaczącą rolę.

Objęciem systemem premiowym tego obszaru ma szczególne znaczenie, gdy firma ochrony bierze udział w partycypacji w kosztach strat.
Coraz częstszą praktyką jest używanie wskaźnika loss prevention (index) jako wyznacznika efektywności pracy ochrony. Jest to tzw. KPI – czyli kluczowy wskaźnik efektywności, jednak jego konstrukcja nie jest prosta, a wielu security managerów stara się jej używać w sposób nieco mechaniczny. Jest to kluczowy błąd bo loss prevention index (LPI) zupełnie inaczej wygląda w tzw. „freshu” czyli produktach świeżych, inaczej w tzw. odzieżówce, a zupełnie inaczej w multiasortymencie (sieci handlowe). Bywa, że wskaźnik ten, co do zasady stosowany w systemach dojrzałych i stabilnych wykorzystywany jest na siłę w obiektach w których prowadzone są inwestycje. Łamie to całkowicie obraz LPI, jako, że w liczniku znajdują się straty – ujawnione, nieujawnione oraz nakłady na bezpieczeństwo, a więc utrzymanie odpowiedniego poziomu jest balansem między nakładami (zwiększonymi), które co do zasady powinny minimalizować straty. Przy inwestycjach wieloletnich nakład będący jednostkowym wydatkiem, ponoszonym raz na 5 lat (lub rzadziej) współczynnik wzrośnie w sposób nienaturalny i wtedy pojawia się problem. Bo rzeczywisty system bezpieczeństwa może okazać się bardzo skuteczny, ale za sprawą inwestycji – wskaźniki będą mocno zafałszowane.
Dlatego przy wykorzystaniu warto pomyśleć, że wszelkie inwestycje długoterminowe w bezpieczeństwo warto oceniać wskaźnikami projektowymi, np. ROI, czy dedykowany do bezpieczeństwa ROSI, lub NPV, wyodrębniając je ze standardowego LPI.
Natomiast odnosząc się do samego systemu premiowania – tu też należy pamiętać, że jeśli chcemy oceniać wskaźnikowo, a więc procesowo agencję ochrony – ona musi mieć możliwości samodzielnego działania. W przeciwnym razie security manager będzie rozliczał na agencji ochrony własne porażki. - mówi Grzegorz Krzemiński specjalista zespołu BH, Audytor wiodący.

Ubezpieczenie i odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez personel ochrony
Rola ubezpieczenia nie podlega szerszej dyskusji, koniecznym jest aby firma ochrony zapewniała bezpieczeństwo ubezpieczeniowe ( OC ) klientowi na poziomie przez niego oczekiwanym.
Zakres odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez personel ochrony np. z wyniku niedopełnienia obowiązków, kradzieży, zniszczenia mienia, warto opisać odrębnymi zapisami. Zapisy te powinny odnosić się do tego, w jakich okolicznościach klient zgłasza szkodę i na jakiej zasadzie jest ona rozpatrywana, a w konsekwencji rozliczana.

Standardy i wymogi
Jeżeli w treści umowy planujemy zawrzeć zakres obowiązków realizacji usługi ochrony przez personel ochrony, należy pamiętać o odniesieniach do obowiązujących procedur, standardów i wymogów realizowanych wewnątrz firmy. Przykładowym odniesieniem może być zawarty w umowie obowiązek przeprowadzenia ewakuacji obiektu przez zespół ochrony, naturalnym załącznikiem do tego obowiązku będzie „Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego obiektu”.

Kolejnym z przykładów jaki może znaleźć się w zakresie umownych kompetencji ochrony to nadzór nad przyjęciem/wydaniem towaru w magazynie. Załącznikiem będzie procedurę dotycząca zasad przyjęcia/wydania towaru wraz z wzorami obowiązujących dokumentów.

Pozostała treść umowy
Całokształt zawartej umowy poza, indywidualnymi dla każdego klienta obszarami zawierać musi odniesienie:
- że Zleceniobiorca ( firma ochrony ) zobowiązuje się świadczyć usługi ochrony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. Nr 114, poz. 740 z późn. zm.) …
- że Zleceniobiorca oświadcza, że w związku z realizacją usług ochrony osób i mienia posiada ważną koncesję udzieloną przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji …
- że Zleceniobiorca oświadcza, iż posiada ważne ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej (OC) z tytułu prowadzonej działalności i posiadanego mienia …

Naturalnym jest wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację umowy ze strony zarówno Zleceniodawcy jak i Zleceniobiorcy.
Warto zadbać aby Zleceniobiorca do realizacji umowy wyznaczył tzw. „opiekuna” , osobę nadzorującą lokalnych przedstawicieli firmy ochrony i obiekty chronione na terenie kraju. Opiekun odpowiada za bieżący kontakt z Zleceniodawcą i jest pierwszą linią wymiany kluczowych informacji dotyczących realizacji usługi. Zdarza się bowiem, że przedstawiciele firmy ochrony – regionalni – filtrują informacje, nie informując na bieżąco lub w ogóle o wszystkich problemach, klienta a nawet swoich przełożonych. Działanie takie w praktyce doprowadza do kryzysu w realizacji umowy, gdy zatajony problem narasta i ujawnia się w momencie gdy jest już za późno na jakiekolwiek działania korygujące. Opiekun w konsekwencji ma zadbać o przejrzystość i wiarygodność informacji dotyczących stanu realizacji usługi – dodaje Łukasz Grzesik specjalista zespołu BH, doradca ds. bezpieczeństwa obiektów handlowych.

Podsumowując cały cykl „Decyzji Security Menedżera” w którym to głownie skupiliśmy się na opisaniu przygotowania do współpracy Zleceniodawcy z firmą ochrony zauważyć można, że etap ten wbrew pozorom nie należy do najłatwiejszych. Wymaga on odpowiedniego przygotowania, wiedzy merytorycznej oraz praktycznej. Wyznaczenia celów krótko i długoterminowych, a w konsekwencji ich realizacja.
Temat „Decyzji Security Menedżera” podyktowany jest również wydarzeniem w branży ochrony, które miało miejsce w maju tego roku (Prowokacja City Security ujawnia nieuczciwe techniki konkurencji). Nasz cykl w ramach tej prowokacji, jest odpowiedzią na „etyczne” dwustronne podejście do przygotowania obustronnej współpracy. Zwrócenie uwagi na właściwy poziom przystąpienia negocjacji, charakter i atmosferę rozmów a co za tym idzie nawiązania współpracy na partnerskich warunkach.

Czytany 1688 razy
Oceń ten artykuł
(10 głosów)
Dział: Poradnik
Zespół BH

specjalista

Wszelkie prawa zastrzeżone! Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości artykułu bez zgody Redakcji BH zabronione.

Strona: www.bezpiecznyhandel.pl
Zaloguj się, by skomentować

Obserwuj nas

Wydarzenia

Ankiety BH